近年来,柳州市不动产档案管理中心致力于纸质不动产档案安全、科学、高效管理,率先引入RFID智能档案管理技术,成为全区首家使用该技术进行纸质不动产档案管理的部门,实现了纸质档案的精准定位和动态管理,确保了档案安全,防止档案丢失,极大提高了档案盘点及查找效率。
图:RFID在出入库流程中的应用
柳州市不动产档案管理中心馆藏档案约240万卷,伴随着不动产登记业务的不断发展,档案的种类日趋多样化,档案数量也日益增多。在传统管理模式下,庞大的档案数量使纸质档案管理存在易丢失的安全隐患,同时也给档案盘点及查找工作带来极大的挑战。针对这一情况,该中心积极引入RFID智能档案管理技术加强对纸质档案的管理。
图:不动产档案库房密集架
RFID技术是一种非接触式的无线射频自动识别技术,可通过射频信号自动识别目标对象,并获取相关数据。该中心通过在RFID标签写入档案信息,并把标签粘贴在对应的纸质档案上,使用读写器把档案信息及存放位置导入RFID智能档案管理系统,即可通过安装在库房门口的红外线装置扫描,或使用手持终端读取档案的信息,从而实现纸质档案的定位和动态管理。
图:工作人员用RFID手持设备将档案扫描入库
RFID技术在保护档案安全,提高档案盘点、查找效率等方面具有显著的优势。使用RFID技术后,安装在库房门口的红外线装置,会对没有通过系统审批流程被带出库房的档案RFID标签进行扫描并发出警报,有效防止档案丢失,保障了纸质档案的安全。
图:RFID手持设备
在进行档案盘点时,不需取出档案,通过手持终端在档案柜前扫描,系统即可读取档案的标签信息,自动统计扫描盘盈、盘亏数量,使沉重繁琐的档案盘点工作变得简单快捷。调取档案时,利用系统快速定位所需档案的位置,并通过读写器读取RFID标签信息,对档案出入库房进行实时监控和记录,实现对库房档案的自动化、智能化和全过程追溯。
截至目前,该中心已完成了四期RFID项目,共投入经费逾400万元,实现了112万余卷档案的RFID技术应用。下一步,该中心将进一步加大RFID技术应用力度,力争尽快实现馆藏纸质档案在接收、整理、数化、出入库、盘点等全流程管理,不断优化软硬件协调配合,有效提升不动产档案管理信息化、规范化、科学化水平。
供稿 | 柳州市不动产档案管理中心